Logo

Timemanagement


Timemanagement en persoonlijke organisatie

Tijd om meer aandacht te kunnen geven aan wat écht belangrijk is!

‘Geen tijd’ is een veel gehoorde klacht. Door het stellen van prioriteiten, effectief ‘nee’ leren zeggen en door efficiënt te leren omgaan met traditionele en moderne informatiemiddelen kun je beter onderscheid maken tussen belangrijk en urgent, en je assertiviteit laten groeien. Als gevolg hiervan vergroot je niet alleen je competenties en kwaliteiten, maar vermindert je werkstress en leer je hoe je de ‘gekte van alledag’ overstijgt. Niet reactief, maar proactief. De vatbaarheid voor stress neemt af. Afstand nemen, overzicht houden onder druk worden troefkaarten in de dagelijkse praktijk.
Waarin mijn training anders is, dan al die andere? Ik voeg er het onderbrengen van je tijdbeheer in Outlook (of je smartphone) aan toe. En ik kan na de training nog één of meerdere keren langskomen voor hulp bij persoonlijke inrichting op de werkplek. Alles bij elkaar blijkt het een bewezen concept, dat zeer praktisch uitpakt en goed blijft hangen!

Onderwerpen

  • Persoonlijke tijdbeleving en -besef
  • Analyse van huidige tijdsbesteding
  • In kaart brengen van vitale doelen
  • Prioriteiten bepalen en toekennen; het verschil tussen belang en urgentie
  • Planning en werkorganisatie; gebruik van Microsoft Outlook en/of je smartphone
  • Teamtimemanagement
  • Omgang met externe storingen
  • Jezelf als storingsbron; wat zijn je valkuilen en uitdagingen vanuit je kernkwaliteiten?
  • Opgedane kennis en vaardigheden vasthouden en aanscherpen

Resultaat

  • Primaire aandacht voor wat écht belangrijk is!
  • Vergrootte efficiency, effectiviteit en structuur; ook binnen het team waarin je werkt;
  • Goede persoonlijke planning en organisatie;
  • Werken met meer plezier!

Voor wie?
Leidinggevers, afdelingshoofden, projectleiders, (ondersteunende) medewerkers en alle anderen, die hun tijd beter willen beheren; met gebruik van moderne informatiemiddelen.

Trainingsduur
Tweedaagse training van 09.30-16.30 uur (2de dag 14 dagen/1 maand later). Na 6 maanden een terugkombijeenkomst voor aanscherping van het nieuwe tijdsgebruik.

Aanpak
Uitgangspunt voor deze training zijn de tijdsproblemen, waar je in je dagelijks werk tegenaan loopt. Door inzicht te krijgen in de activiteiten, waarmee je nu bezig bent én waarmee je je bezig moet of wil houden, kunnen we met verbeteringen aan de slag. Dit doen we vooral ook door in kleine groepen te oefenen en ervaringen uit te wisselen. Het geleerde brengen we waar mogelijk direct onder in Outlook en/of je smartphone. Zo maken we het resultaat van de training meteen zichtbaar.

Voorbereiding
Gemiddeld 2 uur per bijeenkomst.

Groepsgrootte
Minimaal 6 en maximaal 12 personen (Een persoonlijk coachingstraject is ook mogelijk).

Data en locatie
We kunnen de training zowel ‘in huis’ als extern organiseren. Vanwege de rust en aandacht om volledig met dit onderwerp bezig te kunnen zijn, heeft extern wel mijn voorkeur.

Nazorg
Aanvullend op deze training is het zinvol om enkele adviesuren voor werkplekbegeleiding in te zetten. Zo kan ik iedere deelnemer zijn of haar Outlook op persoonlijke wensen inrichten.

Bijzonderheden
Voorafgaand aan de eerste dag beschrijf je je persoonlijke doelstellingen aan de hand van een korte vragenlijst. Verder voer je een analyse uit van je huidige tijdsbesteding. Tussen de eerste en tweede dag ga je op het werk aan de slag met enkele opdrachten.

Interesse?
Stuur dan een email naar info@marcoting.nl voor een vrijblijvende offerte.

 

Effect op langere termijn
Na afloop van trainingen resteert altijd de vraag; wat is nu echt het effect van de investering? Een zeer terechte vraag, die ik het beste kan laten beantwoorden door een deelnemer. In dit geval Marcella van Megen, zakelijk en artistiek leider van het Danscentrum Utrecht.

Hoe was de organisatie van je werk voor aanvang van de training?
“Op dat moment was ik redelijk tevreden. Ik plande m’n werk wel, maar zonder echte structuur. Ik dacht dus niet in termen van belangrijk en urgent. Ook maakte ik geen inschatting hoe lang werkzaamheden me zouden kosten en maakte ik weinig concrete afspraken met mezelf om ergens mee aan de slag te gaan. Ik kon dagen hebben, waarin ik veel werk verzette, maar die toch voelden alsof ik niets had gedaan. ‘s-Avonds ging ik dan met een ontevreden gevoel naar huis om vervolgens vermoeid en met een vol hoofd de voordeur open te maken. Ik werd eigenlijk geleefd; ik beheerste de tijd niet, maar de tijd beheerste mij.”

Welke inzichten heeft de training je gegeven?
“Het maakte me bewust hoe ik met m’n tijd om ga. Je kunt eigenlijk maar heel weinig doen op een dag. Ik heb een leuke werkplek op een strategische plaats, maar er zijn wel heel veel storingen. Daar ga ik nu steeds beter mee om; het is zoals het is. Zo was de woensdag voor mij een hele chaotische dag, waarop ik geen grote klussen kon doen, maar vooral met veel klanten en medewerkers in gesprek was. En dat bleek bij tijdsanalyse voor mij ook nog eens een heel essentiële activiteit en niet zozeer een aaneenschakeling van storingen. Ik plan nu dus bewust werkzaamheden in de ochtend en (ruimte voor) gesprekken in de middag.

In de training werd het voor mij helder wat er allemaal bij mijn functie hoort. En doordat ik nu echt plan, begin ik aan allerlei zaken en maak ik ze ook af. Dat geeft zo’n tevreden gevoel. Dat m’n planning nu in Outlook staat, geeft veel meer rust. Ik heb vast nog veel meer opgepikt, maar een hoop dingen zijn eigenlijk al weer heel gewoon geworden. Zo heb ik nu naar een hoop zaken geen omkijken meer, omdat ik ook anderen verantwoordelijk geef en laat nemen. Voor mij is het essentieel gebleken om echt een knop om te zetten: tijd investeren in en discipline opbrengen om mezelf al het geleerde eigen te maken en thuis te geraken in het anders werken met Outlook. Een investering die zich driedubbel uitbetaalt.”

Hoe praktisch is de training voor je geweest?
“Door alles in Outlook onder te brengen, wordt het heel visueel en dus dagelijks zichtbaar op je werkplek. Ik agendeer nu ook het werken aan taken. Zo zie je meteen hoe snel een dag vol zit. En ik rooster nu ook storingen in. Ik zet dus nooit m’n hele agenda vol. Het werken met Outlook heeft het heel tastbaar gemaakt, want je krijgt veel informatie om over na te denken. Als ik nu keuzes maak voel ik me er niet meer schuldig over naar anderen. En een aantal zaken doe ik bewust niet. Ik ga nu ook heel anders om met post en email. Is het belangrijk? Nee, dan kan het meteen weg. Meer beleidsmatige zaken werk ik bewust op rustige momenten af.”

Zou je het een ander aanraden?
“Ik geloof dat iedereen hier baat bij kan hebben. Het is concreet, tastbaar en meteen uitvoerbaar. Iedereen zal er datgene uithalen, waar hij of zij op dat moment aan toe is. Bij een herhaling zou ik nu vast weer met andere elementen aan de slag gaan. Van mijn medewerkers krijg ik te horen dat ik tegenwoordig meer tijd en aandacht voor ze heb en dat ik rustiger ben geworden. Geen onbelangrijke feedback in een leidinggevende rol!”

Met dank aan Marcella voor haar feedback op de training timemanagement.